Retrospektiven


Retrospektiven sind durch agile Softwareteams bekannt geworden. Doch eignet sich diese Methode auch für alle anderen Teams. Bei dieser Übung führt ihr einfache Retrospektiven durch und passt sie an eure Teamanforderungen an. Sieh dir bei Schritt 4 auch das Beispiel aus der Praxis für Retrospektiv-Notizen an!

SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Hattest du schon einmal einen Traum, in dem du ranntest und ranntest und doch nicht von der Stelle kamst? Teams geht es oft ähnlich: Sie arbeiten hart, erreichen aber nichts, weil sie immer wieder dieselben Fehler machen und auf denselben Herangehensweisen beharren.

Die Projektdurchführung und die Servicebereitstellung verlaufen in Zyklen. Wirklich erfolgreiche Teams verlassen diesen Kreislauf gelegentlich, um ihre Arbeit von außen kritisch zu betrachten. Mit den so gewonnenen Erkenntnissen können sie ihre Prozesse iterieren und optimieren.

Retrospectives are a chance for the whole team to reflect on a project or period of work. The spirit should be of continuous improvement: a blame-free look back to capture actionable items that help everyone improve their work, their team, and working environment.

BETEILIGTE

Lade das Kernteam des Projekts oder des Service und eventuell einen Übungsleiter ein. Die Verantwortlichen und andere nur am Rande beteiligten Personen sollten außen vor bleiben. 

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Jedes Team kann (und sollte!) Retrospektiv-Meetings abhalten. Hier erfährst du mehr darüber.
Mitarbeiter

4–8

Vorbereitungszeit

15 Minuten

Zeit

30 Minuten

Schweregrad

Leicht

Durchführung

Projektteams können dieses Spiel am Ende jedes Sprints durchführen oder einen etwas größeren Zeitraum berücksichtigen. Frage den Projektzuständigen, ob ihr bestimmte Themen behandeln sollt. Serviceteams können sich an ihren Supervisor oder Leiter wenden.

MATERIALIEN
  • Whiteboard
  • Filzstifte
  • Haftnotizzettel
  • Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
  • Gummihuhn
VORBEREITUNG

Buche einen Konferenzraum für mindestens eine Stunde: 15 Minuten für den Aufbau, 30 Minuten für die Sitzung und 15 Minuten für Fotos und zum Aufräumen.

Sei 15 Minuten vor dem Rest des Teams da und bringe alle oben aufgeführten Materialien mit. Schreibe die Überschriften "Was ist gut gelaufen?" und "Was hätten wir besser machen können?" auf das Whiteboard.

Erstelle anhand der Vorlage für Retrospektiven eine neue Confluence-Seite im Projektbereich, auf der du die Ergebnisse der Sitzung festhältst.

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Begrüße alle Anwesenden beim Retrospektiv-Meeting und gib die Spielregeln bekannt:

  • Seid positiv, bemüht euch um kontinuierliche Verbesserung und teilt alles mit, was dem Team helfen könnte.
  • Verzichtet auf persönliche Vorwürfe und nehmt eurerseits das Gesagte nicht persönlich.
  • Hört jedem Teammitglied aufmerksam zu und denkt daran, dass jede Meinung ihre Berechtigung hat (auch wenn ihr sie nicht teilt).
  • Lege fest, auf welchen Zeitraum sich die Diskussion beziehen soll: auf den letzten Sprint? Das letzte Quartal? Den gesamten Zeitraum seit dem Projektstart? Der zeitliche Rahmen muss klar definiert sein.
  • Ermutige dein Team, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und nicht andere Teammitglieder anzuklagen.
Profitipp

Bitte ein anderes Teammitglied als den Teamleiter, die Leitung der Übung zu übernehmen. Wenn die Teammitglieder abwechselnd als Übungsleiter fungieren, sorgt dies immer wieder für frischen Wind und mehr Beteiligung. Außerdem kommen auf diese Weise mehr unbequeme Wahrheiten ans Licht.

SCHRITT 2

Was ist gut gelaufen? (10 Minuten)

Geht die Übung von der positiven Seite an. Bitte die Teammitglieder, auf grüne Haftnotizzettel zu schreiben, was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist (ein Vorschlag pro Zettel). Die Teilnehmer sollen die Zettel dann auf das Whiteboard kleben. Bitte den Übungsleiter, ähnliche oder gleiche Vorschläge zusammenzufassen.

Diskutiert eure Vorschläge kurz im Team.

SO BESSER NICHT

Ein oder zwei Teammitglieder reißen die Diskussion an sich.

In diesem Fall solltest du als Übungsleiter eventuell an passenden Stellen in die Diskussion eingreifen und die ruhigeren Teammitglieder nach ihrer Meinung zum Thema fragen.

SCHRITT 3

Was muss verbessert werden? (10 Minuten)

Geht wieder wie oben beschrieben vor, allerdings mit rosa oder roten Haftnotizzetteln. Erinnere dein Team daran, dass es um Handlungen und deren Ergebnisse geht und nicht um einzelne Personen.

SCHRITT 4

Nächste Schritte (5 Minuten)

Nachdem ihr nun wisst, was weniger gut gelaufen ist: Mit welchen konkreten Maßnahmen kann das Team diese Punkte verbessern? Bitte die Teammitglieder, ihre Ideen dazu auf blaue Haftnotizzettel zu schreiben und auf das Whiteboard zu kleben. Die Zettel werden gruppiert und dann im Team besprochen. Vereinbart die umzusetzenden Maßnahmen, weist Zuständige zu und legt einen Termin für die Umsetzung fest.

Danke allen für ihre Beiträge und ihre Ehrlichkeit. Lies kurz die Liste der Aufgaben für die Nachbereitung mit den Zuständigen und Fälligkeitsdaten vor.

SO BESSER NICHT

Eure Ideen führen zu keiner Verbesserung. 

Diese Übung sollte nicht zum reinen Ritual ohne echten Nutzen verkommen. Stelle also auch die Retrospektiven immer wieder auf den Prüfstand. Achte darauf, dass Ideen in konkrete Aufgaben umgesetzt und in die Sprints einbezogen werden. Das erfordert Einsatz und ist nicht "nebenbei" zu erledigen.

DARF ES ETWAS MEHR SEIN?

Die oben genannten Schritte beziehen sich auf ein Retrospektiv-Meeting mit einer Dauer von 30 Minuten. Je nach Umfang und Komplexität eurer Arbeit, Teamgröße und/oder Zeitabstand zur letzten Retrospektive ist es eventuell erforderlich, das Ganze auf eine oder sogar zwei Stunden zu verlängern. Passe dazu einfach die einzelnen Abschnitte des grundlegenden Workshops nach Bedarf an.

Alternativ findest du hier einige Variationen und zusätzliche Elemente zum Ausprobieren.

KARTE DER LETZTEN ZWEI MONATE (10 MINUTEN)

Zeichne auf dem Whiteboard eine Zeitleiste für die letzten zwei Monate. Fordere dann die Teammitglieder auf, dir wichtige Ereignisse zuzurufen: Iterations-/Sprint-Starts, Releases, Erfolge, Erkenntnisse oder andere Elemente, die sich auf eure Arbeit ausgewirkt haben.

Führe diese Aktivität zu Beginn des Meetings durch. Zum einen fördert sie das Gemeinschaftsgefühl und den Eindruck, zusammen etwas erreicht zu haben. Zum anderen frischt sie die Erinnerung der Teammitglieder auf und bereitet damit den Weg für den weiteren Verlauf der Retrospektive.

MODELL MIT VIER WAS-FRAGEN (20 MINUTEN)

Verwende statt der Aktivitäten unter "Was ist gut gelaufen?" und "Was muss verbessert werden?" ein Format mit vier Was-Fragen:

Was hat euch gefallen?
Was hat gefehlt?
Was habt ihr gelernt?
Was wünscht ihr euch für die Zukunft?

Diese Variante eignet sich besser für längere Retrospektiven (45 bis 60 Minuten), bei denen ihr für jede Frage mindestens fünf Minuten Zeit habt.

EIGENE ERFAHRUNGEN (10 MINUTEN)

Wenn ihr genügend Zeit habt (und die Teammitglieder dazu bereit sind), bitte jeden Teilnehmer, seine Haftnotizzettel aus den Abschnitten "Was ist gut gelaufen?", "Was muss verbessert werden?" und "Nächste Schritte" zu erläutern. So können alle Teammitglieder (auch die ruhigeren) einen Beitrag leisten und es kommt zu noch eingehenderen Diskussionen.

GEGENSEITIGES LOB (5 MINUTEN)

Gib den Teammitgliedern ein paar Minuten Zeit, die Fortschritte ihrer Kollegen seit der letzten Retrospektive zu loben und/oder sich für die Hilfe eines Kollegen zu bedanken. Das Lob bzw. der Dank sollte kurz und ehrlich formuliert sein. Bei manchen Terminen wird vielleicht viel Lob ausgesprochen, bei anderen nur wenig. Dieses Auf und Ab ist ganz natürlich – forciere hier nichts.

An dieser Übung sollten nur Teammitglieder teilnehmen, die sich im Projekt auf derselben Ebene befinden und daher gleichrangig sind. Bitte die anwesenden Manager, Scrum Master etc., sich dabei ruhig zu verhalten.

ABSTIMMUNG MIT PUNKTEN (5 MINUTEN)

Wenn im Abschnitt "Nächste Schritte" sehr viele Vorschläge gemacht werden, solltet ihr abstimmen, welche Punkte die höchste Priorität erhalten. Fordere alle Teilnehmer auf, mit einem Stift jeweils einen Punkt unter die drei von ihnen favorisierten Vorschläge zu setzen (jeder Teilnehmer darf nur einen Punkt pro Vorschlag vergeben). Zähle die Punkte zusammen, besprich die Ergebnisse mit deinem Team und weise Zuständige für die Vorschläge mit der höchsten Punktzahl zu.

Du kannst diese Aktivität auch direkt nach dem Abschnitt "Was muss verbessert werden?" durchführen, um die drei wichtigsten Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln. So lenkst du den Abschnitt "Nächste Schritte" in die richtige Richtung und stellst die drei ausgewählten Bereiche in den Mittelpunkt.

Klicke hier, um dir eine Retrospektive anzusehen.

Profitipp

Mit der Variation zu den letzten zwei Monaten kannst du neuen Teammitgliedern helfen, sich auf den aktuellen Stand zu bringen. Außerdem lieferst du Kontext für die Retrospektive.

BEISPIEL

Hier findest du ein Beispiel für eine Retrospektive mit den vier Was-Fragen. 

ACHTUNG

Die Abstimmung mit Punkten ist mit Vorsicht zu genießen. Wenn in jeder Retrospektive dieselben Bereiche ausgewählt werden, behandelt ihr vielleicht nur die Symptome statt der eigentlichen Ursache.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

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Abwandlungen

Führungsteams

Nach der Übergabe größerer Initiativen solltet ihr immer eine Retrospektive durchführen. Plant eine ganze Stunde dafür ein und konzentriert euch nicht auf den Verlauf der Initiative an sich, sondern auf die Zusammenarbeit im Team und was ihr daraus für die Zukunft lernen könnt.

Serviceteams

Während Projektteams ihre Arbeit meist in zweiwöchige Sprints unterteilen, ist eure Arbeitsweise fließender, kontinuierlicher und Kanban-ähnlich. Ihr könnt eure Retrospektiven monatlich oder quartalsweise durchführen – je nachdem, was besser zu eurem Team passt.

Nachbereitung

Achte darauf, alle Notizen und Fotos auf der für diese Sitzung erstellten Seite festzuhalten und neben allen Aufgaben die zuständige Person zu vermerken. Wenn zu Aufgaben entsprechende Jira-Vorgänge vorhanden sind, füge einen Link auf der Seite ein, damit der Vorgangsstatus leicht nachzuvollziehen ist. Speichere die Seite und teile sie mit deinem Team. 

Hinterfrage immer wieder den Nutzen der Retrospektiven (in angemessenem Umfang): Werden Nachbearbeitungsaufgaben tatsächlich erledigt oder oft vergessen? Kommt ihr der grundlegenden Ursache von Problemen auf die Spur? Würden andere Aktivitäten aussagekräftigere Ergebnisse liefern? Es gibt zahlreiche Herangehensweisen für diese Übung, du kannst sie also nach Bedarf ändern und anpassen.

Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?

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