Der Leitfaden für Enterprise Content Management (ECM)
Inhaltsverzeichnis
Was ist Enterprise Content Management?
Früher war Enterprise Content Management (ECM) auf das Backoffice beschränkt und wurde als unstrukturierte (wenn auch zentralisierte) Methode zur Verwaltung von vielfältigen Inhalten genutzt. In den letzten Jahren ist die Rolle von ECM in Unternehmen jedoch immer interaktiver geworden.
Papier ist ein Auslaufmodell, seit Digitalisierung zur neuen Normalität wird. Maschinelles Lernen, Cloud-Technologie und mobile Funktionen bieten dem Business neue Möglichkeiten. Neue Inhaltstypen (Video, Audio, Social Media) lassen die Grenzen des herkömmlichen ECM verwischen. Angesichts der daraus resultierenden Umwälzung fragen sich viele Vordenker der Branche: Ist es an der Zeit, unsere Definition von ECM zu überdenken?
In der heutigen Unternehmenslandschaft gibt es verschiedene Definitionen dafür, was ECM ist und welche Rolle es spielt, aber hier bei Atlassian ist Enterprise Content Management (ECM) definiert als der kollaborative Prozess der digitalen Verwaltung und Anwendung von Unternehmensinformationen zur Unterstützung der unternehmenseigenen Prozesse und Geschäftsziele. So wird sichergestellt, dass die Informationen zu jedem Zeitpunkt des Inhaltslebenszyklus leicht zugänglich und so nützlich wie möglich sind. Das richtige ECM-System hilft dir dabei, Prozesse zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und Teams in deinem gesamten Unternehmen zu einer besseren Zusammenarbeit anzuregen.
Wie funktioniert ein ECM-Softwaresystem?
Inhalte sind überall. Wir erstellen Dokumente, E-Mails, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und andere Materialien schneller und in größerem Umfang als je zuvor. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Da immer mehr Menschen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, ist der Austausch exakter Informationen von entscheidender Bedeutung. Eine solche Zusammenarbeit erfordert sofortigen, gemeinsamen Zugriff auf Dokumente, Dateien und andere Ressourcen.
Ein Großteil dieser Inhalte ist in E-Mails, auf Festplatten, in Dateien oder irgendwo anders zu finden. Wenn die Menge dieser unstrukturierten Inhalte zunimmt, wenden große und kleine Unternehmen immer mehr Ressourcen auf, um sie zu verwalten.
Die Idee hinter einer ECM-Plattform ist ziemlich einfach: Gewähre jedem im Unternehmen einfachen Zugriff auf alle Informationen, die erforderlich sind, um Entscheidungen zu treffen, Projekte abzuschließen und mit maximaler Effizienz zu arbeiten. Wenn das System einmal implementiert ist, wirst du dich fragen, warum noch niemand zuvor daran gedacht hat.
Durch ECM werden Papierdokumente und die dazugehörigen Ablagesysteme überflüssig. Die üblichen Berge an Drucksachen – seien es Rechnungen, Lebensläufe, Verträge, Briefe oder Studienberichte – werden digitalisiert und in einem sicheren Repository gespeichert. Das System hilft dir auch, die Dateien zu strukturieren, was die Zusammenarbeit und das Teilen verbessert. Verabschiede dich von Manila-Umschlägen und losen Zetteln. Die Wälder werden es dir danken!
ECM ist aber nicht nur ein smartes, umweltfreundliches Ablagesystem. Es ist ein Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus von Inhalten erstreckt, von der Informationserfassung bis zur Veröffentlichung und Archivierung. Auch die Löschung der Dateien nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist zählt dazu. Ungenutzte Dateien verschwenden schließlich wertvollen Speicherplatz.
Robuste ECM-Systeme sorgen dafür, dass du viel weniger Zeit mit der Suche nach Inhalten verbringen musst. Sie fassen vorhandene Dateien an einem zentralen Ort zusammen, an dem auch die Metadaten zu den Dokumenten in Ordnern gespeichert werden. Dadurch sind Inhalte problemlos für die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit verfügbar. Benutzer mit Zugriffsrechten können sogar Volltextsuchen nach bestimmten Dokumenten durchführen. Unabhängig vom Gerät können sie das Dokument dann lesen, bearbeiten oder drucken, wann immer sie es benötigen und wo immer sie gerade sind. Sie können das ECM-System auch verwenden, um in den gespeicherten Dokumenten nach Wörtern oder Sätzen zu suchen.
Heute benötigen alle Geschäftsfunktionen Content-Management
Zu Beginn wurde ECM ausschließlich genutzt, um in Unternehmen den Papierverbrauch zu reduzieren und die Dokumentenablage zu optimieren. Inzwischen spielt es jedoch eine weitaus größere Rolle.
Eine starke ECM-Lösung reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus und gewährleistet die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien. Wenn dich regelmäßig Fragen von Kunden erreichen, hast du mit ECM die Antworten sofort zur Hand. Es automatisiert auch manuelle Aufgaben wie das Fotokopieren, Drag-and-drop-Vorgänge und persönliche Übergaben. Zudem kann ECM die Sicherheit erhöhen, indem es den Zugriff auf Dateien und Ordner einschränkt. Es kann auch einzelnen Abteilungen ermöglichen, den Zugriff zu kontrollieren, um beispielsweise Personaldaten nur Mitarbeitern der Personalabteilung zugänglich zu machen.
Verschiedenen Varianten von ECM
Heute umfasst das Akronym "ECM" eine Vielzahl von Services. Um zu verstehen, was es in deinem Unternehmen bewirken könnte, solltest du die hier genannten drei Arten von ECM in Betracht ziehen.
- Web-Content-Management
Mit WCM erhalten einige wichtige Mitarbeiter die Kontrolle über die Optik und Funktionsweise einer Website. Es wird von Unternehmen mit relativ komplexen Websites und strengen Markenrichtlinien verwendet. Die zuständigen Mitarbeiter können Inhalte für die Websites einfach aktualisieren, ändern und veröffentlichen und dabei die Richtlinien einhalten. - Collaborative Content Management
Bei Verwendung von CCM können mehrere Personen auf dasselbe Dokument zugreifen und es bearbeiten, beispielsweise rechtliche Dokumente. Diese Möglichkeit ist optimal für Unternehmen, die Projekte mit mehreren Stakeholdern managen müssen. CCM erleichtert es Benutzern, zusammenzuarbeiten und gleichzeitig die aktuelle Version des Dokuments zu verfolgen und zu aktualisieren. - Transaktionsbezogenes Content-Management
TCM wurde für Unternehmen entwickelt, die verschiedene Arten von Inhalten immer wieder verwenden, zum Beispiel Aufzeichnungen, Papierdokumente und Dateien. TCM-Lösungen erfassen Inhalte aus verschiedenen Kanälen, klassifizieren sie, speichern sie, erstellen einen automatisierten Workflow, um sicherzustellen, dass der richtige Benutzer die Inhalte zur richtigen Zeit erhält, und sie löschen sogar Dokumente, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Sie greifen nahtlos mit anderen Apps und Datenbanken ineinander, damit die Inhalte zuverlässig im gesamten Unternehmen verfügbar sind.
Warum ist ECM so wichtig?
Ordnung statt Chaos – in der heutigen datengesteuerten Welt ist dies entscheidend
In allen Branchen und Dienstleistungssektoren verbessern effektive unternehmensweite Content-Management-Lösungen die täglichen Prozesse und minimieren gleichzeitig die Gemeinkosten. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Beseitigung von nicht oder nicht mehr benötigten Inhalten wie doppelten Dateien und veralteten Informationen. Auf einer noch praktischeren Ebene tragen sie dazu bei, den Speicher- und Papierbedarf von Unternehmen und die Menge der versendeten Post zu reduzieren.
Geringeres Risiko für ungenügende Kommunikation
Unabhängig von der konkreten Mission deines Unternehmens ist ECM der Schlüssel zur Beseitigung der Ad-hoc-Prozesse, die dich Compliance-Risiken aussetzen, deine Umsatzchancen gefährden und die Produktivität beeinträchtigen können. Es ist ein wichtiges Instrument, um Informationsengpässe zu überwinden, damit du klarer kommunizieren kannst.
Mehr Zuverlässigkeit
Entscheidend ist: ECM-Systeme können die erste Verteidigungslinie gegen die Bedrohungen bilden, denen wir in unserer zunehmend vernetzten Welt ausgesetzt sind. ECM zwingt Unternehmen, sämtliche Inhalte zu verwalten und zu überwachen, damit wichtige Mitarbeiter effektiver auf Datenschutzverletzungen und Finanzbetrug reagieren und sich davor schützen können.
Kritische Rollen von Content-Management-Tools
Die Lagerkosten sinken, weil du nur noch das lagern musst, was du tatsächlich benötigst (alles andere kann entsorgt werden).
Die Betriebskosten werden reduziert, weil weniger Lagerkosten anfallen und die Umwandlung von Materialien in elektronische Formate Workflows verbessert.
Die Produktivität steigt, weil die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und Routineaufgaben automatisiert werden können.
Die Kundenzufriedenheit erhöht sich, weil Mitarbeiter unkompliziert auf die Informationen zugreifen können, die die Kunden benötigen.
Entscheidungsprozesse werden verbessert, sodass Unternehmen Kosten senken, die Effizienz steigern und Chancen rechtzeitig nutzen können.
Die Kontinuität des Geschäftsbetriebs bleibt unter allen Umständen gewahrt, da Konto-Backups, Archive, sicherer Speicher und Disaster-Recovery-Prozesse eingesetzt werden.
In der Praxis: Implementierung
Bevor du dich für die Implementierung von ECM entscheidest, solltest du dir ein paar Fragen stellen, um den aktuellen Stand deines Unternehmens zu ermitteln.
- Denke an deine kurz- und langfristigen Geschäftsziele: Wie wird dein ECM-System dir helfen, diese Ziele zu erreichen?
- Wie handhabt dein Unternehmen derzeit verschiedene Arten von Inhalten?
- Wenn du bereits eine ECM-Lösung hast, wie funktioniert sie? Stelle die bereits bestehenden Geschäftsprozesse dar.
- Wie bewegen sich Informationen im gesamten Unternehmen, zwischen Personen, Abteilungen und Systemen?
- Gibt es Abteilungen oder Geschäftsbereiche, die ihre eigenen Content-Management-Lösungen entwickelt haben?
- Gibt es Abteilungen, die möglicherweise Schatten-IT nutzen und daher gegen Veränderungen resistent sind? (Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, diese Abteilungen an Bord zu holen!)
- Du solltest jetzt die Gelegenheit nutzen, all die Menschen zu betrachten, die Inhalte erstellen, bearbeiten, lesen, verschieben oder anderweitig Zugriff darauf benötigen. Alle Beteiligten sind wichtig, egal ob es sich um interne Benutzer, Kunden, Lieferanten oder Partner handelt.
Wenn du alles dokumentierst, kannst du dir die Klarheit verschaffen, die du benötigst, um ein Content-Management-System zu erstellen und zu verwalten, das sicher ist, den Vorschriften und Unternehmensrichtlinien entspricht und die Anforderungen aller Bereiche des Unternehmens erfüllt.
Analyse deiner Inhalts- und Managementanforderungen
Nach der Due-Diligence-Prüfung kannst du schlussfolgern, wie Inhalte in deinem Unternehmen erstellt und wo sie gespeichert werden. Wer hat Zugriff darauf? Wie können Einzelpersonen und Abteilungen sie abrufen? Wer benötigt was wann?
Nach dieser Analyse solltest du ein ziemlich klares Bild der vorhandenen Umgebung haben und in der Lage sein, deine Daten zu kategorisieren. Dies kann wesentlich dazu beitragen, festzustellen, wer Zugriff auf bestimmte Informationen benötigt, welche Inhalte gespeichert werden müssen und welche gelöscht oder verworfen werden können.
An diesem Punkt solltest du eine gute Vorstellung davon haben, welche Art von ECM-Lösung du benötigst. Du kannst nun beginnen, den Anbieter und die Software auszuwählen, die dir helfen, deine Ziele zu erreichen.
Indem du die Daten kategorisierst und klärst, wer sie wo und wann benötigt, stellst du sicher, dass deine ECM-Plattform die Anforderungen aller Beteiligten erfüllt. Das erhöht natürlich die Benutzerakzeptanz und trägt zur reibungslosen Umsetzung der Änderungen bei.
Wenn du eine ECM-Lösung implementierst (auch wenn dies mit Unterstützung eines externen Anbieters geschieht), musst du mit gewissen Störungen in den üblichen Arbeitsabläufen rechnen. Wir haben eine praktische Checkliste erstellt, die dir bei einer reibungslosen Implementierung hilft.
- Kümmere dich zuerst um die wichtigsten Bereiche. Setze Prioritäten. Achte zumindest anfangs darauf, dich nicht von Problemen ablenken zu lassen, die nicht unbedingt behoben werden müssen oder deren Behebung keinen unmittelbaren Nutzen bietet.
- Zeig allen, was sie im Gegenzug erhalten. Quantifiziere die erwarteten Ergebnisse aus finanzieller und praktischer Sicht für das Unternehmen.
- Sichere dir Unterstützung. Hole alle mit ins Boot. Mit "alle" sind die Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen gemeint. In der Regel umfasst dies wirklich alle im gesamten Unternehmen.
- Sprich über die geplanten Änderungen. Und zwar ausführlich. Teile die Vision, die gewünschten Ergebnisse und deine Erwartungen an die neue Plattform mit. Vergiss dabei nicht das Zuhören – gib anderen immer wieder Gelegenheit für Feedback.
- Entscheide, was tatsächlich nötig ist. Wende dich an deinen Serviceprovider. Deine Lösung kann bedeuten, dass du bestimmte Hardware oder andere Infrastrukturelemente (beispielsweise Laptops, Smartphones, Netzwerke, Cloud-Software) nicht mehr benötigst.
- Benenne Zuständige. Stelle ein Team zusammen, das sich gezielt dem Implementierungsprozess widmet. Teile den Mitgliedern dieses Teams alle Details mit, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Denke daran, sie in jeden Schritt einzubeziehen.
- Lege Regeln fest. Wähle aus, wer Zugriff auf welche Informationen haben soll und welche Richtlinien für deren Verwendung gelten sollen. Berücksichtige dabei die empfohlenen Lebenszyklen von Daten und Verfahren zur Entsorgung der Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
- Teste die Änderungen, bevor du sie endgültig umsetzt. Wenn die neue Plattform fertig ist, wähle eine Gruppe von Benutzern aus, die sie in einer realen Umgebung testen sollen. Dann kannst du entsprechend optimieren, Fehler beheben oder wie geplant weitermachen.
- Bleib entspannt. Neue Technologien und Prozesse erfordern immer eine Einarbeitungsphase. Gib dem Ganzen etwas Zeit. Warte ab, bis sich die Mitarbeiter mit der neuen Umgebung vertraut gemacht haben. Und sei bereit, Anpassungen vorzunehmen. Plane regelmäßige Meetings, bei denen die Rückmeldungen aller Beteiligten besprochen werden.
Welche Möglichkeiten sollte eine gute ECM-Lösung heute bieten?
Egal, ob du eine neue ECM-Lösung implementierst oder eine bestehende verbesserst: Behalte im Kopf, dass sie weit mehr bewirken sollte, als nur euren Umgang mit Inhalten zu verbessern. Entwirf und implementiere das System so, dass es die Mitarbeiter deines Unternehmens bei Folgendem unterstützt:
- Sicheres Speichern und Aufbewahren von Inhalten
- Auffinden und Verwenden der Inhalte nach Bedarf und unabhängig vom Standort
- Effizienteres und produktiveres Arbeiten Tag für Tag dank des einfachen Zugriffs
- Erfassen aller Dateitypen von jedem Ort aus mit automatischer Speicherung und Klassifizierung
- Einfaches Wechseln zwischen der ECM-Plattform und allen anderen Unternehmenssystemen
- Berichten über die Verwendung der Informationen in der ECM-Lösung
Die Zukunft von Enterprise Content Management
Immer mehr Teams integrieren Tools für soziale Zusammenarbeit in ihren ECM-Ansatz, weil es nicht nur um den Umgang mit Unternehmensinformationen geht. Es geht auch darum, eine integrierte Kultur und eine entsprechende Plattform zu schaffen, mit denen alle Mitarbeiter an der Erfassung, Speicherung und Nutzung von Informationen beteiligt werden.
Inhalte in einem digitalen Ökosystem
Im Magic Quadrant-Bericht 2017 hat Gartner einen neuen Begriff geprägt, um diesen Bereich zu bewerten: Content Services Platform (CSP). Beschrieben wird dieser Bereich als eine Weiterentwicklung des Magic Quadrant für Enterprise Content Management (ECM).
Zwei Punkte springen bei dieser "Weiterentwicklung" sofort ins Auge: Zum einen kann ECM nicht mehr auf das reine Content-Management beschränkt werden. Es umfasst ein größeres Spektrum an Verantwortung, einschließlich Management, Organisation, Durchsuchbarkeit, Anwendung und Komponenten. Zweitens können Teams nicht mehr auf eine digitale Plattform verzichten, die eine Infrastruktur für bisher unstrukturierte Daten bietet – ein Tool, das sowohl Funktionalität als auch Flexibilität bietet und einen interaktiveren Inhaltslebenszyklus ermöglicht.
Die Rationalisierung von ECM-Tools und -Prozessen auf einer einheitlichen Digitalisierungsplattform erleichtert Teams das Einhalten von Fristen und, was noch wichtiger ist, bietet ihnen Wachstumschancen.
Grenzenlose Zusammenarbeit an Inhalten
Was früher in sich geschlossene Systeme und Repositorys waren, sind heute offene Services, die kontinuierlich an die sich wandelnden Bedürfnisse der Kunden angepasst werden können. Software für soziale Zusammenarbeit hat einen enormen Einfluss auf die Art und Weise, wie Teams Inhalte und Informationen in ihre tägliche Arbeit integrieren. Sie eröffnet dir neue Möglichkeiten, mit deinem Team auf demselben Stand zu bleiben, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und einen einheitlichen Navigationsprozess zu nutzen. Dies macht ECM-Software noch effektiver.
Eine ECM-Lösung sollte die Möglichkeit bieten, Barrieren zu überwinden – mit einer offenen Plattform für Inhalte, die eine Reihe von Anwendungen umfasst und es Teams ermöglicht, die Vorteile einer interaktiven Produktsuite zu nutzen.
Cloud-basierte ECM-Deployments
Fortschritte in der Cloud-, Mobilitäts- und Analysetechnologie haben zusammen mit der zunehmenden Einführung von Tools für soziale Zusammenarbeit unsere Erwartungen an die Leistung eines ECM-Tools erweitert. Die schiere Menge an Inhalten, die erstellt und gespeichert werden, kann überwältigend sein. Mit der Zeit werden die technologischen Verbesserungen den Ruf nach mehr Benutzerfreundlichkeit und Mobilität bei den Endbenutzern laut werden lassen. All diese Anzeichen deuten in Richtung Cloud-Deployment als primäres Mittel zur Maximierung der Effektivität von ECM.
Die Umstellung von ECM auf eine cloudbasierte Plattform ermöglicht es Unternehmen, Implementierungs- und Infrastrukturkosten im Vorfeld zu vermeiden, die Personalkosten zu senken und letztlich ihre Gesamtbetriebskosten für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten zu verringern.
Zusätzlich zu erheblichen Kosteneinsparungen können Unternehmen durch das Cloud-Deployment die Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit ihres ECM verbessern. Wenn du dein ECM-Tool in die Cloud verlagerst, wird es für Teammitglieder noch einfacher, Inhalte unterwegs oder von zu Hause aus zu speichern, abzurufen und zu verwenden.
Automatisierung (sofern nicht bereits vorhanden) ist unumgänglich
Es scheint, als seien die Themen Automatisierung und maschinelles Lernen unumgänglich, wenn es um die Verbesserung von Arbeitsprozessen geht. Sie sind eine logische Ergänzung zu ECM.
Um die Erfassung, Organisation, Speicherung und kontinuierliche Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen, werden viel Zeit und Ressourcen benötigt. Da ist es nachvollziehbar, warum intelligente Automatisierung einen so großen Einfluss auf die Art und Weise hat, wie Teams mit Informationen interagieren. Sie trägt dazu bei, Routineaufgaben zu eliminieren, die Verarbeitungszeit zu verkürzen und vor allem, den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Außerdem wird die Fähigkeit, Metadaten aufzunehmen und zu klassifizieren, für Unternehmen immer wichtiger. Was normalerweise ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess wäre, kann sich zu einem Wettbewerbsvorteil entwickeln.
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