Kollaboratives Design in agilen Teams

Wie lässt sich Design in ein agiles Framework integrieren?

Laura Daly Laura Daly

Viele Softwareteams haben Schwierigkeiten, die Designer in ihren agilen Prozess zu integrieren. Designer, die nicht eng mit dem Rest ihres Teams zusammenarbeiten, bereiten ihren Kollegen oft zusätzliche Arbeit (aber auch sich selbst) und können schädliche Wissenssilos innerhalb des Produktteams schaffen.

Bei Atlassian arbeiten wir so zusammen, dass das gesamte agile Team in den Designprozess einbezogen ist. Dadurch, dass alle am Designprozess teilhaben, kommen unterschiedliche Blickwinkel eines Problems zusammen und wir müssen uns nicht auf Dokumente zum Ideenaustausch verlassen. Diese Präsentation behandelt die folgenden Themen:

  • Wie wird das gesamte Team in den Designprozess einbezogen?
  • Wie lässt sich das Design in den agilen Prozess integrieren?
  • Kundenfeedback für schnellere Test- und Ideenfindungsprozesse

Q&A-Runde

In dieser Q&A-Runde geht es um die Designtools, die bei Atlassian verwendet werden und darum, wie Atlassian mit Kundenfeedback umgeht.

F1: Handelt es sich bei Designern und Entwicklern immer um unterschiedliche Personen? Mit HTML5 und modernen Benutzeroberflächentechniken wird es kaum Designer geben, die nicht über grundlegende Programmierkenntnisse verfügen.

A1: Die Grenze zwischen Designern und Entwicklern verschwimmt zunehmend. Manche Designer bei Atlassian haben einen Hintergrund als Entwickler und andere wiederum könnten keine einzige Zeile Code schreiben. Bei uns arbeiten fähige visuelle Designer, Informationsarchitekten und Moderatoren. Alle haben unterschiedliche Stärken und es ist wichtig, diese zu erkennen und im Team zu nutzen.

F2: Nehmen Mitarbeiter außerhalb des Produktteams, wie z. B. aus dem Marketingteam, an Design-Workshops teil?

A2: An unseren Workshops nehmen Mitarbeiter aus verschiedenen Disziplinen teil, aber alle haben einen bestimmten Grund für ihre Teilnahme. Üblicherweise sind Vertreter aus dem Produktmanagement, aus der Entwicklung und aus dem Design anwesend, es können aber auch Support- oder Marketingmitarbeiter hinzugezogen werden, wenn wir noch einen anderen Blickwinkel benötigen.

Workshops können mehrere Tage dauern, was eine große zeitliche Verpflichtung darstellt. Ich gebe gerne die Agenda im Voraus bekannt, damit alle wissen, wo sie sich einbringen oder sich ein paar Stunden ausklinken können. Eine Kerngruppe sollte allerdings die ganze Zeit anwesend sein.

F3: Wie habt ihr eure Mitarbeiter dazu gebracht, Skizzen oder Zeichnungen anzufertigen und Ideen einzubringen? Ich befürchte, dass Product Owner und Entwickler sich aus Angst oder auch aus anderen Gründen dagegen sträuben werden.

A3: Es ist schon beängstigend, Ideen einer Gruppe vorzustellen, aber öffentliches Zeichnen kann noch furchteinflößender sein! Deshalb teile ich in dieser Phase des Workshops die große Gruppe gerne in Paare ein. Dies reduziert den Druck, den das leere Blatt Papier auf die Teilnehmer ausübt. Auf diese Weise tauschen die Mitarbeiter auch leichter Ideen aus und der Workshop verliert nicht an Dynamik.

Ich habe festgestellt, dass alle nach der Teilnahme an einer solchen Session sich mit dem Prozess wohlfühlen und gerne daran teilnehmen. Aufgrund der vielen tollen Gespräche ist der Raum stets erfüllt von Stimmengewirr.

Es ist außerdem wichtig, allen bewusst zu machen, dass du keine Meisterwerke erwartest. Du zielst nur auf eine Visualisierung ihrer Idee ab – dies kann ein Sketch einer Schnittstelle, ein Diagramm oder eine Strichliste sein –, um sie der übrigen Gruppe verständlich zu machen. Wenn sie auf Papier festgehalten ist, kannst du sie auch nach dem Workshop als Referenz aufbewahren.

F4: Wie bringst du neue Mitglieder im Designteam auf den aktuellen Stand?

A4: Bei uns gibt es einen Onboarding-Prozess für alle neuen Mitglieder des Designteams. Er beginnt mit einer Einführung in das Design bei Atlassian, in unseren Prozess und in unsere Zusammenarbeit mit dem restlichen Produktteam. Wir stellen dem neuen Teammitglied unsere Designprinzipien im Detail vor und zeigen ihm, wie diese in der Praxis umgesetzt wurden. Darüber hinaus veranstalten wir Intensivkurse für einen vertiefenden Einblick in unsere Designressourcen: die Nutzung von Rollen, die Atlassian Design Guidelines und das Playbook.

Außerdem teilen wir neuen Designern in den ersten Wochen einen Buddy zu, der sie bei der Einarbeitung unterstützt und ihnen die allmähliche Übernahme von Verantwortung erleichtert.

Eine weitere Methode, neue Designer schnell einzuarbeiten, ist die Teilnahme an einem Workshop in der ersten Woche. Hier können sie das Produktteam kennenlernen und erleben, wie dieses zusammenarbeitet. In den ersten Monaten gibt es viel zu lernen, aber ein Workshop ist ein hervorragender Ort, direkt einzutauchen und schon einmal an einem kleineren Problem zu arbeiten.

F5: Welche Methoden der Kundenforschung haben sich als die effektivsten erwiesen? Feldforschung, Beobachtung, Benutzerfreundlichkeit, sonstige?

A5: Ich finde alle Arten der Kundenforschung hilfreich, aber je nach Projektphase eignen sie sich unterschiedlich gut.

Du möchtest beispielsweise zu Beginn eines Projekts das Problem und den Arbeitskontext vollständig verstehen. Hierfür sind Nachfragen im Kontext äußerst nützlich – du besuchst ein Team an seinem Arbeitsplatz und sprichst mit ihm über seinen Prozess, wie sich das Problem darauf auswirkt und was es für mehr Effizienz benötigt. Es ist toll, selbst zu sehen, wie es Aufgaben bearbeitet und auf welche Hindernisse es dabei trifft.

Benutzertests und Kundeninterviews sind bestens geeignet, sobald du deine Ideen ein wenig weiterentwickelt hast. Du gewinnst wertvolle Einblicke, wenn du Benutzer beobachtest, wie sie einen Workflow mit einem einfachen Prototyp absolvieren, oder einfach, wenn du mit ihnen über einen Lösungsvorschlag sprichst.

A/B-Tests sind wiederum gut zur Beurteilung der Effektivität einer Lösung.

F6: Welche Tools verwenden Designer bei Atlassian?

A6: Die Designer bei Atlassian verwenden das für die jeweilige Aufgabe passende Tool. Manchmal sind das ganz altmodisch Stift und Papier und in anderen Fällen HTML und CSS.

Zum Erstellen von High-Fidelity-Prototypen nutzen die meisten im Team Sketch, aber wir verwenden auch die Adobe Suite. Alle Elemente der Benutzeroberfläche in der Atlassian-Musterbibliothek wurden als Vektorobjekte erstellt, sodass die Zusammenstellung eines grundlegenden Layouts recht einfach ist. Für einfache Prototypen verwenden wir InVision oder Marvel. Für komplexere Interaktionen verwenden wir Framer Studio, Origami, Axure oder handgeschriebenen Code.

Auch wir verbrauchen tonnenweise Post-it-Zettel und Whiteboard-Marker. :)

F7: Welche Herausforderungen birgt die Arbeit in einem agilen Framework?

A7: Learning to let go of perfection and instead produce fast, iterative work is the biggest challenge. As a designer, you always want to create high-quality work, but you need to be okay with shipping something that’s 90% there and then improving it.

F8: Du hast verschiedene Methoden zur Einsparung von Dokumenten erwähnt. Welche Dokumente behältst du bei? Hast du die gesamte Dokumentation abgeschafft?

A8: Wir teilen laufende Arbeit in Confluence und sammeln darin Feedback vom gesamten Team. Eine typische Seite enthält etwas Kontext zum Problem, das wir lösen möchten, und eine Angabe zum Mehrwert, den die vorgeschlagene Lösung verspricht. Außerdem sind auf der Seite zur Illustration von Lösungsmöglichkeiten Fotos von Skizzen, High Fidelity Mockups oder Links zu Prototypen zu finden. Die Teammitglieder können Kommentare und Fragen hinzufügen und der Designer aktualisiert mit Fortschreiten des Projekts die Designs. Dabei handelt es sich aber eher nicht um die Verwaltung von Dokumentation, sondern es ist vielmehr eine dynamische Seite, auf der Design-Assets und Feedback gesammelt werden.

F9: Wie gehst du an verteiltes Design heran, wenn sich Teams nicht am selben Ort befinden?

A9: Atlassian ist ein globales Unternehmen, deshalb ist die Arbeit in verteilten Teams bei uns Alltag. Die für Jira Software zuständigen Teams befinden sich in Sydney, Danzig und Saigon – wir sind also ständig auf der Suche nach Wegen, diese räumliche Trennung zu überwinden. Technologie hilft dabei sehr. Wir verwenden Hipchat für Videoanrufe und Messaging, Confluence für Beiträge, Austausch und Kommentare rund um Aufgaben und Jira Software zur Organisation der gesamten Arbeit. Dieses Vorgehen ist jedoch keineswegs perfekt und nichts kann persönliche Kommunikation ersetzen. Wann immer möglich, versuchen wir bei entscheidenden Projektphasen, die Mitarbeiter im selben Raum zu versammeln. Andernfalls gilt die Faustregel, mit Remote-Teamkollegen eher zu viel als zu wenig zu kommunizieren und alles Erdenkliche dafür zu tun, sie auf dem Laufenden zu halten.

F10: Wie filterst du unnütze Informationen, die sich als Kundenfeedback tarnen?

A10: Wir erhalten sehr viel Kundenfeedback, was natürlich toll ist! Die Benutzerkommentare sammeln wir mit einem Feedbacktool, das diese in einem Jira Software-Projekt als Issues speichert. Ich beginne meinen Arbeitstag immer mit dem Lesen der neuesten Issues bei einer Tasse Kaffee. Während ich die Kommentare durchgehe, mache ich mir Notizen zu wiederkehrenden Themes oder Mustern, die mir auffallen, und füge Labels hinzu, um die Kommentare zu gruppieren. Mit diesen Labels kann ich das gesamte Feedback filtern, um herauszufinden, wie viele Benutzer ein ähnliches Problem schildern. Sobald sich nun ein Muster ergeben hat, kann ich dieses Problem mit dem Produktteam anhand von spezifischen Anwendungsfällen in Angriff nehmen.